Cotizador

Introducción

Una cotización es un documento que un proveedor (vendedor) entrega a un cliente (comprador) potencial. En esencia, es una oferta formal de precios por un producto o servicio.

Hay que verlas como una “propuesta de venta” detallada. No es una factura ni un contrato, sino un paso previo donde se establecen las condiciones en las que se realizaría la transacción, si el cliente la acepta.

Funciones de las Cotizaciones

La función principal de una cotización es informar y proteger a ambas partes.

Para el Vendedor/Proveedor:

• Formalizar la oferta: Le da seriedad y profesionalismo a su propuesta.
• Fijar precios y condiciones: Garantiza que el precio y los términos (plazos, garantías, etc.) queden por escrito, evitando malentendidos futuros.
• Generar un registro: Sirve como un historial de las ofertas realizadas a cada cliente.
• Facilitar el cierre de la venta: Una cotización clara y atractiva puede ser el factor decisivo para que el cliente elija sus servicios sobre los de la competencia.

Para el Cliente/Comprador:

• Comparar opciones: Le permite recibir cotizaciones de diferentes proveedores y comparar precios, calidades, plazos de entrega y servicios adicionales.
• Presupuestar: Ayuda a planificar sus gastos y a saber con exactitud cuánto costará el producto o servicio.
• Tener un documento de respaldo: La cotización sirve como prueba de lo que acordaron verbalmente, lo que evita que el vendedor cambie los precios o condiciones más adelante sin su consentimiento.
• Tomar una decisión informada: Con toda la información por escrito, puede evaluar si la oferta se ajusta a sus necesidades y a su presupuesto.

Para la Relación Comercial:

• Establecer un compromiso preliminar: Aunque no es un contrato, sienta las bases para uno. Si el cliente la acepta, generalmente se convierte en un documento vinculante.
• Evitar disputas: Al detallar todo desde el principio, se minimizan los conflictos por conceptos como “eso no estaba incluido” o “el precio era otro”.